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Manter as contas em dia é um grande desafio para quase todos os empreendedores. O fluxo de caixa de uma empresa, de acordo com o consultor contábil Charles Tessmann, é praticamente o coração do departamento financeiro de uma instituição, pois através dele é possível controlar todas as receitas e as despesas e verificar se houve lucro ou prejuízo. 

Aparentemente simples, essa ferramenta é fundamental para a saúde de uma companhia. Segundo Tessmann, para as micro e pequenas empresas, fazer o caixa é uma atividade bastante fácil, porém, as médias e grandes necessitam um gerenciamento maior com investimentos em automatização. “Uma corporação de grande porte precisa de um software adequado para que o gestor não perca o controle financeiro”, alerta o consultor. 

Volume de vendas ou carteira farta de clientes nem sempre são sinônimos de lucro. Tessmann explica que um fluxo de caixa mal gerenciado pode gerar até mesmo inadimplência. Além disso, perder o controle das contas a receber é outro fator que pode trazer prejuízos para o negócio. 

Mas quem pensa que é suficiente contar e registrar todo o dinheiro que entra e sai do dia está enganado. Os investimentos financeiros e empréstimos bancários devem fazer parte do controle. O fluxo de caixa, de acordo com Tessmann, precisa de dados que se originam de um bom método de controle de contas a pagar e a receber, além do acompanhamento de saldos de aplicações bancárias, faturamento, despesas etc. 

Uma das atribuições do contador é fazer a Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC), que é uma obrigação legal. Portanto, segundo Tessmann, é fundamental que os empresários percebam a importância de um controle claro e realista da instituição. Ele explica que, para implantar esse gerenciamento, é preciso a análise adequada de um profissional da área contábil para que ele possa realizar o mapeamento da empresa a fim de identificar os procedimentos adequados para a realidade do empreendimento. Segundo ele, existem diversas formas de fluxos de caixa que podem ser de curto, médio e longo prazo.

Contas na ponta do lápis

O médico oftalmologista Caio Scocco sentiu a necessidade de buscar uma análise detalhada da situação financeira e fiscal do seu empreendimento, a Clínica de Oftalmologia, Retina e Vítreo. Após o diagnóstico que foi realizado por um escritório de contabilidade, Scocco percebeu a importância de um planejamento empresarial juntamente com um fluxo de caixa bem organizado.

Antes disso, o médico não se via como um empresário, e confessa que o seu conhecimento na área administrativa era muito restrito. Porém, impelido pela necessidade de mudanças, ele aprendeu não só a cuidar de seus pacientes, mas também da saúde financeira do seu negócio. “O ideal seria trabalharmos com um sistema de contas totalmente automatizado, mas com o programa do Excel, montamos uma planilha eficiente, pois já conseguimos fazer um bom controle de tudo o que entra e sai da empresa”, diz Scocco, que dirige a clínica com mais dois médicos e uma administradora. Segundo ele, com o planejamento e o conhecimento financeiro da empresa, os horizontes se ampliaram.

A organização do caixa faz parte da rotina. Os recebimentos diários e as contas a pagar são cuidadosamente registrados. “Hoje sabemos o quanto podemos investir”, comemora o oftalmologista. A empresa possui um custo fixo e uma receita variável, portanto, ter um checkup diário das finanças é fundamental para o bem-estar econômico do seu negócio. 

Ter mais clareza sobre os débitos tributários também foi um ganho para Scocco, que, antes da adequação fiscal da sua clínica, acabava pagando mais imposto do que deveria. “O médico não pode ser somente um prestador de serviço, ele tem que saber gerenciar o seu empreendimento”, conclui. Segundo ele, aprender a administrar possibilitou uma organização capaz de oferecer um melhor serviço aos pacientes. Dessa forma, ele conta que foi possível aplicar na empresa adquirindo equipamentos mais modernos e sofisticados. “Isso foi o principal, pois antes tínhamos medo de investir”, esclarece. Para ele, a dedicação ao seu negócio fez toda a diferença. 

Com quase três anos de implantação do sistema, a empresa já mudou o espaço físico, graças a esse planejamento. “Mesmo quando tenho queda no faturamento, consigo me equilibrar”, explica, ao aconselhar a classe médica a obter essa organização e, principalmente, a buscar o apoio de profissionais capacitados na área.

Sebrae orienta empreendedores a organizar o caixa

Montar o próprio negócio pode ser o sonho de muita gente. Mas poucos sabem das obrigações acessórias para que esse sonho não se transforme em pesadelo. De acordo com o presidente do Conselho Deliberativo do Sebrae/RS, Vitor Augusto Koch, o fluxo de caixa é a principal ferramenta de controle financeiro de uma empresa.

“De uma forma ou de outra, seja em controles manuais ou em sistemas integrados, todas as empresas controlam o seu dinheiro”, comenta.  A questão é como fazer a administração dessas informações.

 “Quando projetamos o fluxo de caixa da empresa, temos a possibilidade de avaliar a sua necessidade de capital de giro em um período futuro, assim, com dias ou meses de antecedência poderemos pensar no que fazer quando sobrar ou faltar dinheiro no caixa da empresa”, explica. 

O Sebrae costuma orientar os novos empreendedores a observar as causas da falta de recursos. É fundamental observar se a empresa está expandindo descontroladamente as vendas, se há insuficiência de capital próprio, prazos insuficientes para recebimentos e pagamentos de contas, altos custos, distribuição desordenada de lucros e despesas desnecessárias.

Para melhorar o fluxo financeiro da empresa, a orientação do Sebrae é melhorar o sistema de cobrança, trabalhar com estoques mínimos e reduzir os prazos de pagamento das vendas. Além disso, Koch acrescenta que é fundamental programar o pagamento das compras em função dos recebimentos das vendas, negociando prazos com credores e, se for o caso, vender bens e equipamentos ociosos.

Sistema de permuta é uma novidade no País

O avanço das tecnologias e a modificação constante do mercado fizeram com que as empresas buscassem novas fórmulas para evitar os prejuízos, preservando o fluxo de caixa. Uma das fórmulas é o sistema de permutas multilaterais, que, apesar de ainda ser novidade no País, promete crescer muito no decorrer dos anos.

No Brasil, a Permute, com dez anos de atuação neste segmento, tem mais de 600 clientes em 70 ramos de atividade e registra mensalmente cerca de 1,5 milhão de unidades de permuta (UPs). “É um escambo moderno”, explica o diretor da empresa Alessandro Candiani.

Segundo a International Reciprocal Trade Association (IRTA), são mais de 300 mil instituições realizando trocas de produtos e serviços pelo mundo, mercado que cresce a taxas de 12% ao ano. Nos Estados Unidos, país no qual o sistema de troca de serviços mais se desenvolve, as transações giram em torno de US$ 10 bilhões ao ano e conta com mais de 400 empresas intermediadoras de permutas multilaterais.

No Brasil, a prática de permuta começou a se expandir por volta de 1990. Segundo Candiani, muitas vezes, as empresas se encontram num momento de ociosidade e essa é uma boa prática para otimizar seu fluxo de caixa e movimentar o estoque.

Segundo Candiani, o sistema é simples; por exemplo, se uma empresa de publicidade necessita vender seus serviços ela consegue via troca, em Unidades de Permuta (UPs).  No caso de uma empresa que vende móveis, em UPs uma para outra, a que vendeu adquire créditos que podem ser usados para comprar computadores, cestas básicas, vouchers de restaurantes nas empresas credenciadas e, a que comprou, terá o valor da compra debitada de sua conta no sistema. “Não existe dinheiro nessas transações”, explica o diretor.

 “No Brasil o mercado está em plena expansão, com um grande potencial de crescimento nas diversas regiões do País. A estimativa é que este mercado possa movimentar entre R$ 75 milhões e R$ 100 milhões em operações de permuta ao ano”, ressalta o diretor.