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Com a possibilidade de retificação dos dados enviados via Escrituração Contábil Digital (ECD), anunciada pela Receita Federal, o contribuinte precisa ficar atento sobre como proceder. Conforme o Fisco, a facilidade não vale se os arquivos estiverem nas seguintes etapas: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído.

A ECD é um dos três pilares do Sistema Público de Escrituração Digital. O prazo para envio dos arquivos terminou em 30 de junho, com cerca de 90% dos contribuintes conseguindo fazer o envio.

Contudo, conforme pesquisa divulgada recentemente pela Deloitte, quase 34% das empresas declararam que não têm certeza se todas as informações dos seus sistemas de gestão empresarial (ERPs) serão integradas corretamente ao sistema.

Dessa forma, se o livro já foi enviado para o Sped, mas a Junta Comercial ainda não o autenticou, o contribuinte precisa se dirigir com urgência ao órgão solicitando que o documento seja colocado em “exigência” – isto é, o processo de validação dos dados seja interrompido.

Conforme o Fisco, somente quando colocado em exigência poderá haver substituição. O Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência contenha a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.

Após a autenticação

Caso a autenticação dos documentos já tenha sido realizada, é possível fazer a correção de alguns dados, mas não mais substituir o livro todo. As retificações, de acordo com a Receita Federal, estão detalhadas no artigo 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08. Veja:

• A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência. “Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração”, informou a norma.

A mesma regra exemplifica como deve ser feita a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:

• Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o contribuinte deverá publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso sobre o fato e informará dentro de 48 horas à Junta Comercial de sua jurisdição;
• Uma vez recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada;
• A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento das obrigações;
• No caso de livro digital, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o contribuinte obter reprodução do instrumento junto à administradora do sistema.