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Por menor que seja, uma empresa firma muitos contratos de prestação de serviços, fornecimento de produtos, pois é da essência da atividade empresarial. Grandes sociedades empresariais designam pessoas, ou até setores, para cuidarem do gerenciamento de contratos, devido à importância para administração do negócio. Já os empresários de menor porte, em muitos casos, não dão a importância devida ao tema e acabam prejudicados com a perda de prazos ou penalidades por desatenção ao que foi contratado.

Em qualquer empreendimento, a organização é fundamental para o sucesso. O próprio conceito de empresário do Código Civil assevera que se considera empresário “quem exerce profissionalmente atividade econômica organizada”. Desse modo, a ausência de gerenciamento rígido dos inúmeros contratos que são realizados na atividade comercial vai contra a própria definição do empresário.

Para fechar uma negociação, é preciso de muita atenção para a estipulação das diversas condições que deverão reger a relação das partes, mas, normalmente, após a assinatura do contrato, este é abandonado em alguma gaveta e só é lembrado quando surgem problemas.

Ocorre que nem sempre são detalhadas no papel todas as condições estipuladas na negociação ou, durante a execução, as partes alteram informalmente as regras iniciais sem formalizar o devido aditivo. Assim, quando há o descumprimento de alguma obrigação, o instrumento contratual não é suficiente para dirimir o problema e a solução terá que ser submetida a um juiz que não participou da negociação e, em muitos casos, não conhece a realidade do mercado. Somado a isso, também não é incomum o extravio dos contratos e aditivos, ou mesmo a ausência de assinatura do termo escrito.

Existem diversos softwares que auxiliam na gestão de contratos no mercado. O empresário deve escolher entre as opções o que melhor se adequa à sua realidade e ramo de atividade. Apesar de serem ótimos instrumentos de auxílio, o empresário não deve descuidar do controle direito da execução do contrato, conforme as condições pactuadas no fechamento.

O empresário deve gerir o ciclo de vida dos contratos desde o momento da contratação até o seu distrato ou encerramento. Com esse acompanhamento, poderá verificar o cumprimento das cláusulas pactuadas e, se necessário, fazer ajustes durante a execução, sempre com a formalização em aditivo das novas condições.

Recomenda-se ainda que alguém seja designado para fazer esse controle, se possível, com o auxílio de algum software para controle de prazos, condições contratuais e registro de todas as intercorrências ao longo da vigência do instrumento. Com esse controle, será muito mais fácil exigir o cumprimento das obrigações, não perder prazos e dirimir conflitos.

A tendência atual em todos os ramos é desmaterialização de documentos e títulos, porém a mudança tem sido gradual e ainda existem solenidades e entraves legais que impedem o descarte total do papel. O ideal ainda é o arquivamento e o gerenciamento nas duas formas, impresso e digitalizado.

Embora seja essa uma tendência, sobretudo com a utilização da ferramenta de assinatura por certificação digital, para determinados negócios ainda é exigido o papel para formalizar eventual execução forçada do contrato em juízo. Também é muito comum em determinados negócios a exigência da adoção de procedimentos burocráticos como o reconhecimento de firma e a escrituração pública, por isso a dificuldade para a desmaterialização plena dos contratos.

Assim, ainda que muitos negócios já sejam concretizados pelo meio eletrônico (e-mails ou e-commerce), é importante deixar registradas todas as condições dos pactos, inclusive em papel, se for necessário.

Independente da forma de arquivamento e assinatura, alguns cuidados básicos também não podem ser esquecidos no registro que vai formalizar o acordo de vontades. É sempre essencial ler os contratos com atenção, pois a assinatura do instrumento presume que houve anuência em relação às condições estipuladas pela outra parte.

Também é importante registrar e arquivar todas as tratativas que antecederam a concretização do negócio, pois não é raro o instrumento escrito divergir do que foi pactuado informalmente pelas partes na fase de negociação. Se essa divergência decorre da má-fé de uma das partes, é possível o questionamento ou a revisão judicial, se o empresário conseguir demonstrar que houve explicita má-fé da outra parte, por isso a importância do registro e gerenciamento dessas informações.

Nosso ordenamento jurídico em matéria de contratos é regido pelos princípios da lealdade, eticidade e boa-fé, o que permite a intervenção judicial sempre que essas condições gerais forem violadas. Porém, tudo passará pelo crivo das provas e da subjetividade do juiz. Por isso, o ideal é ter atenção antes de assinar qualquer contrato para evitar o custo e o desgaste de um processo judicial. Porém, se o litígio for inevitável, o gerenciamento dos contratos poderá ser fundamental para o êxito da demanda.