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Muitos proprietários de empresas de pequeno porte acabam colocando a organização financeira em segundo lugar, dando prioridade às operações diárias de produzir e vender. É comum encontrar pequenos empresários que não conhecem os valores exatos a receber no dia ou, às vezes, sem controle de caixa que permita apurar se todos os recebimentos e pagamentos estão corretos e se o saldo em caixa confere com as entradas e saídas de recursos. Diversas empresas fecham as portas antes mesmo de completar três anos de vida. Uma boa organização financeira tem impacto significativo na tomada de decisão de uma empresa. Pensando nisso, o diretor de operações do TagPlus - sistema de gestão comercial e emissão de nota eletrônica fiscal - explica algumas dicas que ajudarão os empresários a otimizarem o setor.

1. Fazer um planejamento orçamentário - Em toda e qualquer empresa deve haver planejamento financeiro com objetivos, projeções e estratégias bem definidas. Caso contrário, facilmente o controle sobre as despesas será perdido.

2. Não misturar a conta pessoal com a conta empresarial - Uma falha recorrente entre proprietários é achar que por serem donos do negócio, eles podem misturar a conta pessoal com a conta empresarial. Isso é um erro dos graves, pois as duas coisas são bem distintas. Vale destacar que até que um negócio apresente lucro isso leva tempo e, se o empreendedor misturar as duas contas, possivelmente a lucratividade nunca vai acontecer.

3. Acompanhar as entradas e saídas de dinheiro - A melhor maneira de manter as despesas sob controle é acompanhar as entradas e saídas de dinheiro através do fluxo de caixa. Isso permite que o gestor tenha uma visão ampla da situação financeira do negócio, além de facilitar a mensuração dos ganhos e gestão da movimentação financeira da empresa. Para tornar a atividade mais automatizada, precisa e com melhor visibilidade de todas as movimentações financeiras, basta usar um software de gerenciamento.

4. Administrar devidamente o capital de giro - Toda empresa precisa ter um capital de giro para que o negócio possa fluir com tranquilidade, mas hoje em dia não basta ter um dinheiro extra disponível em caixa. É preciso saber administrá-lo, além de entender que o capital de giro existe para honrar com os compromissos imediatos, a fim de manter a empresa saudável e garantir uma boa imagem do negócio perante o mercado, os clientes e fornecedores.

5. Colocar pequenas despesas em primeiro plano - Muitos gestores fazem questão de focar nos grandes gastos com o abastecimento de mercadorias, aluguel, impostos e salários, mas acabam deixando de lado as despesas pequenas e rotineiras, como água, luz, material de escritório, internet, produtos de limpeza e manutenção de equipamentos. Para que um negócio dê certo, é preciso ter o pleno controle sobre todos os gastos, inclusive os mínimos.

6. Usar software de gerenciamento - Por muito tempo a gestão financeira das empresas foi feita de forma manual. No entanto, as novas tecnologias estão tornando as atividades de gerenciamento muito mais rápidas, práticas e eficazes. É o caso dos softwares gerenciais personalizados para as necessidades de cada negócio. Através de um bom software de gerenciamento, o empreendedor economiza tempo na emissão de gráficos e relatórios, pode acompanhar as contas a pagar e receber, agilizar o andamento das notas fiscais, verificar se a empresa está tendo lucro, identificar quais produtos têm melhor saída, controlar estoques, acompanhar o saldo do caixa e assim por diante.