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Independente do segmento, é fundamental para qualquer empresa ter um controle claro de suas finanças. O uso de instrumentos com esse fim - como planilhas de gastos, planilhas de vendas, controle de caixa, planilhas de funcionários - ajudam o empreendedor a prever cenários e evitar surpresas desagradáveis. Um planejamento bem controlado e acompanhado permite também identificar problemas antes que eles se agravem e, assim, fazer os ajustes necessário.

Nesse contexto, a planilha de custos é um instrumento muito importante. Muitos empreendedores acham, no entanto, que basta rabiscar uma planilha de controle financeiro e tudo estará resolvido. Ledo engano. Antes de partir para a elaboração propriamente dita, é preciso analisar a empresa e todas as suas variáveis que impactarão nos orçamentos.

Coisas como levantar custos fixos, fontes de receitas e considerar as despesas não previstas, por exemplo, são pré-requisitos que não podem ser negligenciados. Caso contrário, a planilha pode deixar lacunas que comprometerão a análise do negócio e fazer com que o empreendedor tenha uma visão distorcida da real situação de sua empresa.

É importante lembrar também que o levantamento dos custos não pode ser nem extremamente detalhado nem superficial demais. Como afirma Nigel Wyatt, autor do livro "Orçamentos e Previsões" (M.Books, 2014), "dividir os custos de maneira detalhada demais pode criar um trabalho extra sem produzir informações úteis, mas detalhes insuficientes tornam a análise difícil".

Veja abaixo um passo a passo sobre como elaborar uma planilha de custos para sua empresa no Excel:

1 - Analise a empresa

Antes de colocar a mão na massa para elaborar seu arquivo no Excel, trace um panorama da sua empresa para o período a que a planilha irá servir. Além das despesas fixas, quais previsões de gastos você terá? E as despesas fixas: vão ter algum reajuste? Quando? Quanto? Considere ainda impostos a serem pagos, despesas com pessoal, melhorias em sua estrutura etc.

2 - Levante suas atuais fontes de receitas

Antes de elencar seus gastos, faça um levantamento das fontes de receitas de que você dispõe. Ter isso bem claro será importante para definir quanto e como você vai gastar. Assim você também vai ter uma boa base para definir como vai cobrar por seus serviços ou produtos. A planilha de custos e a formação de preços precisam estar sempre alinhadas.

3 - Monte a planilha

Com os elementos necessários em mãos, é só preencher a planilha. O ideal mesmo é criar sua própria estrutura do zero, para que ela atenda a todas as necessidades do seu negócio. Existem, no entanto, vários modelos de planilhas de custos para empresas na internet, disponíveis para download grátis e que você pode adaptar.